Kirjoittaja: Elisa Havusela
Huoneistotietojärjestelmä on vuonna 2019 käyttöönotettu rekisteri, johon kerätään kaikkien osakehuoneistojen omistajatiedot. Rekisterin tarkoituksena on toteuttaa asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden osakkeiden paperisista osakekirjoista luopuminen sekä luoda osakkeiden vaihdanta, omistus ja vakuuskäyttöä palveleva järjestelmä.
Osakeluettelon ylläpito siirtyi maanmittauslaitokselle uusien yhtiöiden osalta 2019, jonka jälkeen kaikki uudet asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt on perustettu huoneistotietojärjestelmään ja vuoden 2023 loppuun mennessä oli 92,2% ennen vuotta 2019 perustetuista asunto-osakeyhtiöistä oli siirtänyt osakeluettelonsa ylläpitämisen Maanmittauslaitokselle. Keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden ei ole ollut vielä määrä siirtää osakeluettelon ylläpitoa Maanmittauslaitokselle ennen vuotta 2019 perustettujen yhtiöiden osalta, mutta hyvin usea on jo siirtänyt osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle vapaaehtoisesti.
Kun yhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, osakkeenomistajalla on 10 vuotta aikaa hakea Maanmittauslaitokselta omistamansa kohteen rekisteröintiä. Rekisteröinti tarkoittaa paperisen osakekirjan muuttamista sähköiseen muotoon. Käytännössä osakkeenomistaja hakee paperisen osakekirjan mitätöintiä ja sähköisen omistuksen rekisteröintiä maanmittauslaitokselta. Ennen asian unohtamista on syytä miettiä kuitenkin seuraavia asioita.
Onko osakekirja tallessa varmassa paikassa? Onko osakkeella useita omistajia? Onko kaikki saantoasiakirjat varmasti tallessa? Onko yhtiössä lainkaan painettuja osakekirjoja?
Jos asunto-osakeyhtiön osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut, tulee osakkeenomistajan hakea osakekirjan kuolettamista asuinpaikan käräjäoikeudelta. Kun osakeluettelo on siirretty osakehuoneistorekisteriin, ei taloyhtiön hallituksen tarvitse antaa enää kuoletetun tilalle uutta osakekirjaa tai väliaikaistodistusta. Osakas saattaa tarvita kuitenkin todistuksen omistuksen kirjaamista varten tai saattaa tarvita väliaikaistodistuksen esimerkiksi asuntokaupan tekemistä varten.
Mikäli taloyhtiössä ei ole koskaan ollutkaan painettuja osakekirjoja, osakkeenomistajat hakevat omistuksensa rekisteröintiä taloyhtiön päätösvaltaisen hallituksen selvityksellä. Ennen vuotta 1992 perustetuilla taloyhtiöllä ei ole ollut pakkoa painattaa osakekirjoja eikä niin ikään ole silloin myöskään väliaikaistodistuksia. Hallituksen selvityksen allekirjoittaa päätäntävaltainen hallitus.
Vuoden 1992 ja sen jälkeen rekisteröidyn taloyhtiön osakkeen rekisteröintiä sähköisesi ei voi tehdä hallituksen selvityksellä, koska yhtiöillä on ollut velvollisuus painattaa osakekirjat. Mikäli osakekirjoja ei ole yhtiössä painettu, taloyhtiön hallitus voi niiden sijasta antaa väliaikaistodistuksen omistuksen rekisteröintiä varten. Väliaikaistodistukset allekirjoittaa toimivaltainen hallitus.
Taloyhtiöllä on velvollisuus säilyttää 10 vuotta edelliseen saantoon liittyviä asiakirjoja, joten taloyhtiöiden ei ole syytä siivota nurkkia tehokkaasti, mitä tulee yhtiölle toimitettuihin saantokirjoihin, jotta toimiva hallitus voi antaa selvityksiä vielä kymmenen vuotta eteenpäin. Taloyhtiöiden hallitukset ovat siten uuden edessä ja mitä kauemmin osakekirjojen sähköisiin rekisteröinteihin menee sitä ohuempaa tietoa taloyhtiöiden hallituksilla, on osakkeenomistajasta. Isännöinnin onkin nyt huolehdittava siitä, että saantoihin liittyvä dokumentointi säilytettäisiin siirtymäajan, jotta mahdollinen isännöitsijälle toimitettu tieto olisi käytössä, mikäli hallituksen tulee antaa selvitys osakekirjan omistuksesta.
Päätöksen rekisteröinnin jättämisen huoletta 10 vuoden päähän tai tehdä rekisteröinti nopeammin tekee kukin osakkeenomistaja itse.
Mitä sitten, kun osake myydään tai muutoin luovutetaan. Silloin luovutuksen saajan on rekisteröitävä omistuksensa huoneistotietojärjestelmään kahden kuukauden kuluessa saannosta. Saannon kirjaamiseen on tullut uusi termi. Omistuksen rekisteröintiin on annettava luovuttajan suostumus. Omistus on rekisteröitävä kahdessa kuukaudessa saannosta tai odottaa sanktiot.
Taloyhtiöiden hallitusten onkin syytä selvittää oman taloyhtiönsä tila, jotta mahdolliset hallituksen selvitykset on mahdollista tehdä luotettavasti vielä yhdeksän vuoden kuluttuakin.
Elisa Havusela
hallituksen jäsen
Kiinteistöalan hallitusammattilaiset AKHA Ry
