Vuosi on vaihtunut ja taloyhtiöt ovat täyttäneet lakimääräisen velvollisuutensa eli siirtäneet osakasluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään. Maanmittauslaitoksen mukaan 92,2 % asunto-osakeyhtiöistä oli vuodenvaihteessa mukana uudessa valtakunnallisessa rekisterissä. Edessä on ensimmäinen yhtiökokouskausi, jolloin testataan järjestelmän toimintaa käytännössä.
MIKÄ HUONEISTOTIETOJÄRJESTELMÄ? Huoneistotietojärjestelmä
on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä koko Suomen
kattava asunto-omistuksen perusrekisteri, jonka myötä paperisista
osakekirjoista siirrytään sähköisiin omistajamerkintöihin
ja mm. mahdollistetaan sähköinen asuntokauppa ja panttaus.
Muutos tarkoittaa, että taloyhtiön vastuu osakeluettelon
ylläpidosta on päättynyt, ja omistajamuutokset, perustuivat
ne kauppoihin tai vaikkapa perinnönjakoon, rekisteröidään
tätä nykyä Maanmittauslaitoksessa.
Lisäksi jokaisen osakkeenomistajan,
vaikkei omistajavaihdoksia tapahtuisikaan, täytyy
asioida
Maanmittauslaitoksessa, jotta paperinen osakekirja
saadaan muutettua sähköiseksi omistajamerkinnäksi.
Huoneistotietojärjestelmään siirtyminen muuttaa myös
yhtiökokouskutsun toimittamista, sillä taloyhtiöt, käytännössä
siis taloyhtiöiden hallintoa hoitavat isännöitsijät, saavat yhtiökokouskutsun
toimitusosoitteet nyt Maanmittauslaitokselta.
Haastetta kokouskutsujen toimittamiseen tuo se, että Maanmittauslaitoksen
käsittelyajat ovat palkatusta lisäavusta huolimatta
venyneet harmillisen pitkiksi. Reaaliaikaisuudesta ei
todellakaan voi puhua. Maanmittauslaitoksen mukaan omistuksen
rekisteröinti vie nimittäin tällä hetkellä jopa 3–4 kuukautta,
joten kevään yhtiökokouksissa on enemminkin pääsääntö
kuin poikkeus, että omistuksenvaihdostilanteessa yhtiökokouskutsu
tipahtaa vanhan, ei uuden osakkaan postiluukkuun
tai sähköpostilaatikkoon. Kutsu on toimitettu lain mukaan
oikein, mutta silti se ei tavoita oikeaa tahoa, koska omistusoikeuden
rekisteröintihakemus on jumissa Maanmittauslaitoksen
jonossa. Miten silloin tulisi toimia, jotta uusi osakas pääsee
yhtiökokoukseen päättämään uuden kotitalonsa asioista?
Vastaus kinkkisen tilanteen ratkaisuun on valtakirjan käyttäminen.
Hakemuskäsittelyviiveen vuoksi myös Maanmittauslaitos
suosittelee, että asunnon myyjä valtuuttaisi ostajan osallistumaan
yhtiökokoukseen ja toimittaisi mahdollisesti vielä
tulevan yhtiökokouskutsun edelleen ostajalle. Valtuutuksen voi
sisällyttää jo kauppakirjaan tai käyttää erillistä valtakirjaa.
Tällä tavoin toimien uuden omistajan oikeus osallistua yhtiökokoukseen
turvataan Maanmittauslaitoksen käsittelyviiveestä
huolimatta.
Omistajavaihdostilanteiden lisäksi myös jakamattoman
kuolinpesän puolesta yhtiökokoukseen tulevan kannattaa –
kuten aikaisemminkin – huolehtia ajoissa ennen kokousta valtakirjat
muilta kuolinpesän osakkailta. Jos osakeluettelomerkintää
ei ole tyypilliseen tapaan muutettu jakamattoman kuolinpesän
nimiin, kannattaa kokousedustajan varautua ottamaan
yhtiökokoukseen mukaan myös perukirja. Näin siksi,
että edustusoikeuden voidaan todeta olevan kunnossa ja kuolinpesän
omistamilla osakkeilla pääsee äänestämään yhtiökokouksessa.
Valtakirjaa tarvitsevat entiseen tapaan myös yhteisomistajat,
pois lukien huoneistossa asuvat avio- ja avopuolisot.
Valoa käsittelyjonon päähän tuo se, että Maanmittauslaitos
on kehittänyt ohituskaistan uusien omistusten
rekisteröinneille – perustellusta syystä hakemuksen
ratkaisemista on mahdollista nopeuttaa. Ruuhkia kannattaa
myös välttää, ja muistaa, että jos omistajanvaihdoksia ei ole
tapahtunut, aikaa osakekirjan sähköistämiseen on kymmenen
vuotta osakeluettelon ylläpitovastuun Maanmittauslaitokselle
siirtymisestä.
Jaana Sallmén
Asianajaja
Asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy
www.kak-laki.fi
