kita-LAKI

Etäosallistumismahdollisuus yhtiökokoukseen voi kasvattaa mm. osallistumisaktiivisuutta, asumisviihtyvyyttä ja sitoutumista päätöksiin

Tämä on muistettava etäyhtiökokoussäännöistä:

artikkelikuva: Etäosallistumismahdollisuus yhtiökokoukseen voi kasvattaa mm. osallistumisaktiivisuutta, asumisviihtyvyyttä ja sitoutumista päätöksiin

Asunto-osakeyhtiöillä on kevään korvalla edessä taas yhtiökokous, joka on taloyhtiön merkittävin päätöksentekotilaisuus. Tässä artikkelissa esitellään yhtiökokouksen etäkokoussäännöksiä, joihin heinäkuussa 2022 tehdyssä asunto-osakeyhtiölain muutoksessa tuli täsmennyksiä ja laajennuksia.

COVID-19-PANDEMIAN AIKANA jouduttiin pakottavan tilanteen edessä tottumaan etäkokouksiin. Alun totuttelun jälkeen etäkokoukset on todettu monissa yhtiöissä toimiviksi. Kokousosallistuminen ja kokousaktiivisuus on jopa lisääntynyt etämahdollisuuksien ansiosta. Muutos asunto-osakeyhtiölakiin tarjoaa nyt tarkemmat pelisäännöt etäyhtiökokousten järjestämiseen, mikä luo selkeyttä niin yhtiön johdolle kuin osakkeenomistajillekin.

Lakimuutoksen tarkoituksena on edistää ja selkeyttää etäkokousten järjestämistä. Kun osallistumiskynnys madaltuu, entistä useamman osakkaan osallistumisen yhtiökokoukseen tulee mahdolliseksi. Näin saadaan kattavammin osakkaiden ääni kuuluviin päätöksenteossa, mikä puolestaan voi kasvattaa niin asumisviihtyvyyttä, yhteisöllisyyttä kuin sitoutumista päätöksiin.

Lainmuutoksen myötä yhtiökokous voidaan nyt järjestää myös kokonaan etänä, ilman fyysistä kokouspaikkaa. Tämä ei aiemmin käynyt päinsä, sillä etäosallistumismahdollisuudesta huolimatta kokouksella tuli aina olla myös pitopaikka.

Kokonaan etäyhteyksin pidettävä kokous koettaneen hyödylliseksi etenkin vapaa-ajan asunnoista koostuvissa yhtiöissä, joiden osakkeenomistajat tyypillisesti asuvat eri puolilla Suomea ja jopa ulkomailla. Etäkokous mahdollistaa paikkariippumattoman yhtiökokousosallistumisen, mikä vähentää osakkaiden osallistumiskustannuksia.

Jotta yhtiökokous voidaan järjestää yksinomaan etäyhteyksin, yhtiössä tulee tehdä yhtiöjärjestysmuutos. Yhtiöjärjestykseen pitää kirjata nimenomainen maininta siitä, että yhtiökokous on järjestettävä tai voidaan järjestää ilman kokouspaikkaa. Päätös yhtiöjärjestysmuutoksesta on tehtävä yhtiökokouksessa 2/3 määräenemmistöllä.

Siitä huolimatta, että yhtiökokoukseen olisi kirjattu edellä mainittu mahdollisuus etäkokoukseen, on vähemmistöosakkailla lain mukaan oikeus vaatia hybridikokousta etäkokouksen sijaan, eli oikeutta tulla paikan päälle kokoukseen. Vaatimuksen voivat esittää osakkaat, joilla on vähintään kymmenesosa yhtiön kaikista osakkeista, ja se on esitettävä hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

On tärkeä huolehtia, että erityisesti kokonaan etäyhtiökokouksiin siirtyneen asunto-osakeyhtiön digitaidottomilla osakkailla on riittävät mahdollisuudet edelleen osallistua heitä koskevaan yhtiökokouksen päätöksentekoon silloinkin, jos vaatimusta lähiosallistumisesta ei tehdä. Kokouskutsussa on hyvä mahdollisimman tarkoin ohjeistaa kokoukseen osallistumiseen tarvittavat laitteet ja ohjelmat sekä näiden käyttö. Esimerkiksi yhtiökokouksessa etänä äänestämiseen on saatavilla erilaisia sovelluksia, joiden käyttö saattaa mietityttää osallistujia. Digitaitojaan epäilevät osakkaat saavat tietenkin aina käyttää kokoukseen osallistumisessa apuna myös avustajaa tai valtuuttaa toisen henkilön osallistumaan puolestaan.

Hybridikokoukset pääsääntönä

Tyypillisesti taloyhtiöt järjestävät ns. hybridikokouksia, joissa fyysisessä kokouspaikassa osallistumisen lisäksi voidaan tarjota mahdollisuus osallistua yhtiökokoukseen etäyhteyden välityksellä. Hallitus voi päättää etäosallistumismahdollisuudesta, ellei yhtiöjärjestyksessä poikkeuksellisesti kielletä etäosallistumista.

Asunto-osakeyhtiölain muutoksella on haluttu myös tukea osakkaiden oikeutta etäosallistumiseen. Lain mukaan vähintään 30 osakehuoneistoa käsittävässä yhtiöissä osakkaille on vaatimuksesta tarjottava mahdollisuus osallistua yhtiökokoukseen etäyhteyden avulla. Vaatimukseen on suostuttava, mikäli etäosallistumismahdollisuutta vaativilla osakkailla on vähintään kymmenesosa yhtiön kaikista osakkeista. Vaatimus on esitettävä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

Ennakkoilmoittautuminen ja ennakkoäänestäminen

Muutoksena aiempaan yhtiö voi nyt kokouskutsussa edellyttää sitovaa ennakkoilmoitusta etäyhteyksin osallistuvilta. Näin voidaan ennakoida esimerkiksi sitä, kuinka suuri kokoustila on tarpeen. Sitovan ilmoittautumisen tehtyään osakkeenomistajalla ei ole enää oikeutta osallistua kokoukseen kokouspaikalla. Sitovaa ennakkoilmoittautumista voidaan edellyttää vain yhtiöissä, joissa on vähintään 30 osakehuoneistoa.

Hallitus voi päättää, että osakkaalla on myös mahdollisuus osallistua ennakkoon päätöksentekoon esimerkiksi postitse tai sähköpostilla ennakkoäänestämällä, ellei yhtiöjärjestyksessä toisin mainita. Lain mukaan asiakohtia, joista on ollut mahdollista ennakkoäänestää, ei saa muuttaa enää varsinaisessa yhtiökokouksessa, jotta ennakkoäänestäjillä on mahdollisuus tosiasiallisesti vaikuttaa päätettävään asiaan.

Normaalisti osakkailla on oikeus myös yhtiökokouksessa esittää vastaehdotuksia päätettäviin asioihin. Joskus kokouksessa on käynyt niin, että keskustelun jälkeen parhaimmaksi ratkaisuksi todetaan jokin vasta kokouksessa esiin tullut vaihtoehto, joka on ehkä hyväksytty jopa yksimielisesti. On huomattava, että ennakkoäänestystä käyttämällä tällainen päätöksenteko rajautuu pois. Ennakkoäänestäminen soveltuukin parhaiten vain melko yksiselitteisiin päätöksiin.

Tekniset ongelmat

Etäyhteyksien riskeihin kuuluvat erilaiset tekniset ongelmat. Kukin etäosallistuja vastaa itse oman yhteytensä toimivuudesta. Jos taas tekniset ongelmat koskevat yhtiön käyttämää tietoliikenneyhteyttä tai liittyvät yhtiön käyttämän teknisen apuvälineen toimintahäiriöön, kokouksen puheenjohtajalla on oikeus keskeyttää yhtiökokous, jos toimintahäiriö voi vaikuttaa kokouksen päätösten pätevyyteen ja sen korjaaminen viivästyttäisi kokousta olennaisesti.

Jos kokous keskeytetään puheenjohtajan päätöksellä, sitä tulee jatkaa neljän viikon kuluessa. Edellytyksenä keskeyttämiselle on myös se, että kokouksen jatkamisen ajankohta ja osallistumiseen mahdollisesti tarvittava uusi tekninen toteutus saatetaan hyvissä ajoin ennen kokouksen jatkamista niiden osakkeenomistajien tietoon, joilla oli oikeus osallistua kokoukseen keskeytyshetkellä.

Lopuksi

Hybridikokous on tullut jäädäkseen. Se tarjoaa mahdollisimman monelle osallistumismahdollisuuden. Esimerkiksi elämäntilanteidensa vuoksi kiireisten osakkaiden erityisen asiantuntemuksen saaminen taloyhtiön käyttöön voi olla helpompaa, kun he voivat osallistua kokoukseen ilman tarvetta saapua paikan päälle, jolloin kokousosallistumiseen ei tarvitse varata koko iltaa. Toisaalta teknisiä laitteita vieroksuvat osakkaat voivat tuttuun tapaan edelleen kokoustaa paikan päällä.

Annika Kemppinen
Asianajaja
Asianajotoimisto Kuhanen, Asikainen & Kanerva Oy
www.kak-laki.fi

Julkaistu: 02/2023