Isännöinti & hallitus

Asunto-osakeyhtiön sopimukset ja hallituksen toimivallan rajat

Kirjoittaja: Annika Kemppinen

Annika Kemppinen

Hallituksella on yleensä melko laaja toimivalta yhtiön sopimusten suhteen, mutta tiettyjen edellytysten täyttyessä sen tulee viedä asia yhtiökokouksen päätettäväksi. Millaisia sopimuksia taloyhtiön hallitus voi solmia yhtiön puolesta ja milloin asia tulee viedä yhtiökokouksen päätettäväksi? Voiko taloyhtiön hallitus päättää esimerkiksi pörssisähköön siirtymisestä tai taloyhtiölainan korkosuojauksesta?

Milloin hallituksen tulee viedä asia yhtiökokouksen päätettäväksi?

Taloyhtiön hallituksella on lain mukaan velvollisuus toimia huolellisesti sekä osakkaiden ja yhtiön edun mukaisesti. Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa myös siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus tarvitsee kuitenkin yhtiökokouksen päätöksen toimiin, jotka yhtiön koko ja toiminta huomioon ottaen ovat epätavallisia tai laajakantoisia, vaikuttavat olennaisesti osakkeenomistajan hallinnassa olevan osakehuoneiston käyttämiseen taikka vaikuttavat olennaisesti osakkeenomistajan velvollisuuteen maksaa yhtiövastiketta tai muihin osakkeenomistajan hallinnassa olevan osakehuoneiston käyttämisestä aiheutuviin kustannuksiin.

Hallituksella on yhtiön edustusoikeus ja nimenkirjoitusoikeus, mikä käytännössä tarkoittaa oikeutta allekirjoittaa sopimuksia yhtiön puolesta. Taloyhtiön hallituksella on oikeus tehdä erilaisia sopimuksia yhtiön nimissä, mikäli kyse ei ole asiasta, jossa edellytetään yhtiökokouksen päätöstä. Myös erilaisia sopimuksia neuvotellessaan, solmiessaan ja päättäessään asunto-osakeyhtiön hallituksen on pidettävä mielessä sille laissa asetettu huolellisuusvelvoite. Hallituksen huolellisuutta arvioidaan tapauskohtaisesti huomioon ottaen asunto-osakeyhtiöiden erilaiset tilanteet, eli esimerkiksi yhtiön kokoon ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät seikat. Jos kyse on sopimuksesta, joka on kustannuksiltaan vähäinen tai jonka aiheuttamat kustannukset eivät ylitä summaa, joka yhtiökokouksen vahvistamassa talousarviossa asialle on varattu, hallituksella on toimivalta sitoutua sopimukseen. Hallituksen on hyvä myös tuntea tavat, joilla yhtiössä on aiemmin toimittu.

Mikäli kyse on taloyhtiön kokoon tai muihin seikkoihin nähden taloyhtiön kannalta laajakantoisesta hankkeesta tai se saattaa vaikuttaa osakkaiden asemaan muuten merkittävästi, hallitus tarvitsee yhtiökokouksen hyväksynnän toimenpiteelle. Esimerkiksi kustannuksiltaan merkittävät ja asumiseen vaikuttavat suuret päätökset, kuten laajemmat remontit, hallituksen tulee viedä yhtiökokoukseen päätettäväksi. Toki suurempiin peruskorjauksiin tarvitaan muutoinkin yleensä pankkilainaa, jolloin päätös on tältäkin osin tehtävä yhtiökokouksessa, koska lainan nostamiseen vaaditaan yhtiökokouksen päätös.

Tarkkaa euromääräistä rajaa ei kuitenkaan voida määritellä sille, milloin hallituksella on toimivalta sitoutua sopimukseen yhtiön puolesta, ja milloin sen on vietävä asia yhtiökokouksen päätettäväksi, vaan tähänkin vaikuttavat esimerkiksi taloyhtiön koko ja taloudellinen tilanne. Mitä heikompi yhtiön taloudellinen tilanne on ja mitä enemmän sillä on esimerkiksi korjausvelkaa, sitä matalammalla kynnyksellä erilaiset päätökset muodostuvat yhtiön kannalta epätavanomaisiksi tai laajakantoisiksi, joista päätös tulee tehdä yhtiökokouksessa. Jos hallitus ei ole varma siitä, onko sillä toimivaltaa asiassa, asia kannattaa viedä yhtiökokouksen päätettäväksi.

Hallituksen toimivalta solmia, kilpailuttaa ja päättää taloyhtiön sopimuksia

Taloyhtiöillä saattaa olla paljonkin erilaisia sopimuksia esimerkiksi isännöinnistä, kiinteistöhuollosta, vakuutuksista, sähköstä, lämmityksestä, siivouksesta ja jätehuollosta. Hallituksen vastuulla on huolehtia taloyhtiön sopimushallinnasta, joten hallitusten jäsenten on hyvä tietää, mitä sopimuksia taloyhtiö on solminut, kenen kanssa ja millaisin ehdoin. Hallituksen tulee tarkastella sopimuksia säännöllisesti, pitää ne ajan tasalla ja kilpailuttaa sopimuksia säännöllisesti. Hallituksen on erityisesti tärkeää tietää sopimusten päättymispäivät, ettei taloyhtiölle synny esimerkiksi yllättäviä kustannuksia määräaikaisen sopimuksen päättyessä. Ainakin tärkeimmät sopimusehtojen muutokset käsitellään myös taloyhtiön hallituksen kokouksessa.

Taloyhtiön etu ja tarkoitus edellyttävät, että hallitus hoitaa kilpailuttamansa hankkeen tarjouskilpailut asianmukaisesti, mikä tarkoittaa esimerkiksi sopimusehtojen asianmukaisuuden varmistamista sekä sopimusehtojen täyttämisen seuraamista. Hallituksella ei ole velvollisuutta valita tarjouksista halvinta, vaan yhtiön edun kannalta kokonaistaloudellisesti parhaaseen lopputulokseen johtava ratkaisu. Kuitenkin, jos hallitus valitsee muun kuin halvimman palveluntarjoajan, sen tulee tarvittaessa pystyä perustelemaan riittävällä tavalla valintansa.

Hallituksen toimivalta pörssisähkösopimusten ja taloyhtiölainojen osalta

Hallituksella on toimivalta päättää esimerkiksi yhtiön sähkösopimuksista, mutta tässäkin yhteydessä sen on tavoiteltava taloyhtiölle taloudellisinta ratkaisua, sillä kyse on taloyhtiölle merkittävästä kustannuserästä. Taloyhtiöt ovat saattaneet siirtyä tai pohtivat siirtymistä kiinteähintaisesta sähkösopimuksesta pörssisähkösopimukseen, jossa sähkön hinta saattaa vaihdella tunti tunnilta voimakkaastikin riippuen sen kysynnästä ja tarjonnasta. Sähkömarkkinoiden epävarma tilanne vaikeuttaa taloyhtiöille aiheutuvien kustannusten arviointia ja sitä, kannattaako yhtiön sitoutua tällaiseen sopimukseen ja kuinka pitkäksi aikaa sopimus kannattaa solmia. Pörssisähkösopimukseen sitoutuessaan yhtiö ottaa riskin hinnanmuutoksista ja korkeistakin hintapiikeistä, mutta pitkällä aikavälillä pörssisähkön on arvioitu olevan keskimääräisesti edullinen vaihtoehto. Valitessaan sähkösopimusta yhtiölle hallituksen on tarkasteltava asukkaidensa kulutustottumuksia ja tehtävä sen perusteella yhtiön edun mukainen päätös. Hallitus voi päättää pörssisähkösopimukseen siirtymisestä, mikäli se arvioi tilanteen edellyttämällä tavalla asianmukaisesti ja riittävästi, että kyse on taloyhtiölle taloudellisesti kannattavasta ratkaisusta.

Esimerkiksi remonttien rahoittamiseksi otettavista taloyhtiölainoista päätetään aina yhtiökokouksessa. Useimmiten yhtiökokous valtuuttaa kuitenkin hallituksen kilpailuttamaan ja valitsemaan pankin, josta laina otetaan, ja päättämään vielä lainan ehdoista ja muista sopimuksen yksityiskohdista. Lainojen nousevat korot ovat puhuttaneet viime aikoina, sillä lainan korkojen nousulla saattaa olla merkittävääkin vaikutusta osakkaiden vastikkeenmaksuvelvollisuuteen. Myös taloyhtiölainojen ehtojen osalta taloyhtiön hallitus voi harkintansa mukaan valita taloyhtiön edun kannalta tarkoituksenmukaisimman vaihtoehdon. Mikäli taloyhtiö pohtii esimerkiksi korkosuojan hankkimista ottamalleen lainalle, yhtiökokouksen tulee tehdä asiasta päätös, sillä myös korkosuojan ottamisella on osaltaan vaikutusta osakkaan maksaman vastikkeen määrään.

Muista siis

Hallituksen toimivallan rajoja määrittelevät niin asunto-osakeyhtiölaki kuin yhtiön talousarviokin. Hallituksen tulee yhtiön puolesta sopimuksia neuvotellessaan, solmiessaan ja päättäessään toimia tavalla, joka on taloyhtiön edun mukainen, jotta sen voidaan katsoa toimineen huolellisesti tehtävässään. Mikäli hallitus arvioi esimerkiksi pörssisähkösopimuksen solmimisen olevan yhtiölle kannattavin ratkaisu, se voi tehdä päätöksen tällaisen sopimuksen solmimisesta. Myös taloyhtiölainoja otettaessa hallituksen tulee pitää mielessä yhtiön etu ja valita sille tarkoituksenmukaisin vaihtoehto. Jos hallitus on epävarma toimivallastaan, varminta on viedä asia yhtiökokouksen päätettäväksi.