Taloyhtiöviestintä

Varmuutta viestintään – rauhan ja remonttien aikoina

Puutteellinen viestintä on taloyhtiöiden suurimpia ongelmia. Tehtyjen selvitysten perusteella taloyhtiöiden osakkaat ja asukkaat toivovat kiinteistöihinsä entistä parempaa viestintää. Asukkaiden onkin tiedettävä, mitä yhtiössä on meneillään.

TALOYHTIÖISSÄ TARVITAAN ymmärrettävää, kattavaa ja oikea-aikaista viestintää.

Varsinkin korjaushankkeiden aikana viestinnän merkitys korostuu. Asukkailla tulisi olla hyvissä ajoin tietoa siitä, milloin ja millaista häiriötä remonteista aiheutuu.

Tietoa tarvitaan toki myös muun muassa yhtiökokouksista sekä erilaisista muutoksista taloyhtiössä tai sen käytännöissä. Viestinnän kannalta erityisen haasteellisia ovat vakavat ongelmatilanteet – kuten laajat vesivahingot, tulipalot tai kiinteistön muut rakenteelliset vauriot – joissa edellytetään nopeaa ja päättäväistä kriisiviestintää.

Viestintäkanavien on syytä olla sekä sähköisiä että perinteisiä. Sähköisiä kanavia ovat esimerkiksi sähköposti, kotisivut ja sosiaalinen media, mutta edelleen toimivia ja hyviä viestintäfoorumeita ovat myös vaikkapa ilmoitustaulu ja paperiset tiedotteet.

Selkeyttä vastuunjakoihin

Muutamia vuosia sitten Isännöintiliitto ja Kiinteistöliitto julkaisivat yhteistyössä oikeusministeriön kanssa suosituksia ja toimenpideohjeita taloyhtiöille asukasviestinnän toimivuuden parantamiseksi.

Ohjeiden mukaan on keskeistä, että isännöinnin ja hallituksen viestintävastuut ovat selkeät. Silloin isännöitsijä ja hallitus eivät vahingossa tee päällekkäistä tiedottamista.

Viestinnän tarpeista eri taloyhtiöissä voidaan keskustella esimerkiksi yhtiökokouksessa. Viestinnän on oltava suunnitelmallista, mutta taloyhtiö voi hoitaa sen joko itse tai ostamalla viestintäpalvelut vaikkapa isännöitsijältä.

Kun taloyhtiön hallitus on valittu, hallitus ja isännöitsijä sopivat toiminnan pelisäännöistä ja viestintäkäytännöistä.

”Tilikauden aikana kiinteistössä tarvitaan monenlaista viestintää.

Perustiedot jakeluun

Tilikauden aikana kiinteistössä tarvitaan monenlaista viestintää. Taloyhtiössä tapahtuu paljon asioita, jotka vaikuttavat asukkaiden niin asumisviihtyisyyteen, asumisturvallisuuteen kuin osakkeiden arvoonkin. Näistä asioista on viestittävä osakkaille ja asukkaille.

Hallituksen on hyvä käydä osakkaiden kanssa keskustelua yhteisistä tavoitteista. Näin saadaan selville osakkaiden näkemys siitä, mihin suuntaan taloyhtiön halutaan kehittyvän jatkossa.

Suunnitelmallinen viestintä helpottaa hallituksen ja isännöinnin käytännön työtä taloyhtiön tavoitteiden toteuttamisessa. Osakkaille tulee kertoa muun muassa taloyhtiön rakennusten kunnosta, kuntoarvioiden ja -tutkimusten tuloksista sekä tehdyistä ja tulevista korjauksista, samoin kuin vaikkapa järjestyssäännöistä, pelastussuunnitelmasta ja muista turvallisuusohjeista sekä yhteistilojen käyttöohjeista.

Osakkaille pitää myös jakaa tietoa taloyhtiön taloustilanteesta, varsinkin siltä osin kuin se olennaisesti vaikuttaa osakkailta perittävän vastikkeen määrään.

Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille ja asukkaille asumiseen ja huoneistojen käyttöön vaikuttavista palvelusopimuksista. Asukkaiden on hyvä esimerkiksi tietää, miten taloyhtiössä hoidetaan talvikunnossapitoa ja miten porrashuoneet siivotaan.

Osakkaan on ilmoitettava kunnossapito- ja muutostöistään etukäteen kirjallisesti hallitukselle tai isännöitsijälle. Suureen osaan merkittävistä osakkaan remonteista vaaditaan lain mukaan ilmoitus taloyhtiölle. Myös kiinteistössä havaituista vaurioista ja muista ongelmakohdista on syytä ilmoittaa taloyhtiölle mahdollisimman pian.

Lain mukaan osakkaalla on oikeus saada häntä koskevista asioista hallituksen pöytäkirjan ote tai muu kirjallinen selvitys.

Yhtiökokoukset ymmärrettäviksi

Taloyhtiön yhtiökokouksessa osakkaat tekevät päätökset taloyhtiön tärkeimmistä asioista. Lain mukaan kirjallinen kutsu yhtiökokoukseen on lähetettävä osakkaille viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta.

Yhtiökokouskutsun ja sen mukana toimitettujen liitteiden avulla osakkaat tietävät, mitä asioita kokouksessa tullaan käsittelemään. Tehdyistä päätöksistä tiedotetaan yhtiökokouksen jälkeen osakkaille ja asukkaille.

Nämä yhtiökokousten viestintäjutut ovat useimmissa taloyhtiöissä sinänsä ihan peruskamaa, mutta tiedotuksen on ennen kaikkea oltava selkeää ja oikein ajoitettua. Hyvä viestintä tarkoittaa päätösten avaamista osakkaille ja asukkaille ymmärrettävässä muodossa ja siten, että näillä on riittävästi aikaa toimia päätöksen mukaisten mahdollisuuksien käyttämiseksi tai haittojen minimoimiseksi. Myös kokousten välillä tehdyistä hallituksen oleellisista päätöksistä on tiedotettava asukkaille, mielellään mahdollisimman kattavasti.

”Erilaisiin poikkeustilanteisiin ja niistä viestimiseen on hyvä varautua etukäteen.

Tarkkaa dataa remonttihankkeista

Huoneiston käyttöön vaikuttavista korjaushankkeista pitää ilmoittaa asukkaille ja osakkaille riittävän ajoissa, vaikkapa heti sen jälkeen, kun hallitus on päättänyt esittää yhtiökokoukselle hankkeen suunnittelun aloittamisesta.

Jo hyvissä ajoin on kerrottava korjaushankkeen syyt, eri vaiheet, aikataulut, kustannukset ja vaihtoehdot sekä valitut asiantuntijat, samoin kuin hankkeen rahoitusmalli ja tekniset ratkaisut. Samalla voidaan käydä läpi taloyhtiön yhteistilojen korjaukset ja mahdolliset huoneiston remontteja koskevat valintamahdollisuudet. Esimerkiksi suuritöisestä linjasaneerauksesta on usein perusteltua keskustella jo vuosia ennen hankkeen varsinaista toteutusta.

Korjaushankkeeseen liittyvä viestintä suunnitellaan erikseen, mukaan luettuina huoneistoissa käynnit sekä käyttökatkot taloyhtiön peruspalveluissa. Vaativimmille korjaushankkeille tarvitaan viestintävastaava, jonka tehtäviin kuuluu viestinnän organisoiminen ja suunnitteleminen.

Remontin aikana viestitään hankkeen etenemisestä ja aikataulumuutoksista sekä mahdollisista vaikutuksista asukkaan arkeen. Tiedotusväyliä on oltava riittävästi, jotta tieto saavuttaa kaikki asianosaiset. Remontin valmistuttuakin on hyvä jatkaa remonttiviestintää ja muun muassa käydä läpi asukaspalautetta.

Eri asiantuntijoille on hyvä nimetä sijaiset jo korjaushankkeen alussa. Tällöin viestintäkin sujuu ilman katkoja.

Yllättäviä poikkeustilanteita

Onnettomuuksista tai vastaavista poikkeuksellisista ja äkillisistä vaaratilanteista viestiminen on kriisiviestintää.

Asukkaiden on saatava nopeasti tietää, millä tavoin poikkeustilanne vaikuttaa taloyhtiöön ja sen rakennusten tai alueiden käyttöön. Ripeä viestintä poikkeustilanteissa vähentää huhuja ja vääriä tilannearvioita.

Erilaisiin poikkeustilanteisiin ja niistä viestimiseen on hyvä varautua etukäteen. Taloyhtiössä kriisien tunnistamisesta ja kriisiviestinnän käynnistämisestä vastaavat hallitus ja isännöitsijä.

Hyvän viestinnän avulla talossa osataan toimia oikein onnettomuus- ja vaaratilanteissa. Tämä helpottaa myös jälkivahinkojen torjuntaa sekä esimerkiksi tulipalojen syttymissyyn tutkintaa.

Kirjallisuutta:

Isännöintiliitto–Kiinteistöliitto–Oikeusministeriö:
Viestintäsuositus taloyhtiöille. Helsinki 2016.

Raksystems:
Näin onnistut taloyhtiön korjaushankkeen viestinnässä. Helsinki 2022.

Retta Group:
Taloyhtiön viestintä on tärkeä osa korjaushanketta. Helsinki 2018.

Teksti: Ari Mononen

Julkaistu: 09/2023