Isännöinti & hallitus (kartoitus, rahoitus & vakuutus)

Isojen urakkatarjousten hallinnollinen käsittely käytännössä ja tilintarkastus

Kuva: Pexels

Hyvän yhteistoiminnan merkitys on tärkeää isännöitsijän, hallituksen ja yhtiökokouksen välillä. Isännöitsijälle on annettava riittävät valtuudet yhtiön käytännön asioiden hoitamiseen. Käytännössä hallituksen tulee antaa isännöitsijälle euromääräinen raja vuosittain ilman hallituksen päätöstä, jolla käytännön pienehköt korjaukset voidaan tehdä.

Yksi merkittävä asia on, että hallituksen kokousten pöytäkirjat päivätään ja numeroidaan juoksevasti ja että kaikki hallituksen jäsenet allekirjoittavat pöytäkirjat, vaikka yhtiöjärjestyksessä ei olisi siitä mainintaa. Työmaakokouksissa on pidettävä luonnollisesti numeroitua pöytäkirjaa ja kenelle annetaan valtuudet lisätöiden ja hankintojen tilaamiseen vai käsitelläänkö nämä vielä hallituksessa, jos ovat yli urakkasopimuksen.

Taloushallinnon eli kirjanpidon ja tilinpäätöksen osalta on selvitettävä, aktivoidaanko osa vai kaikki korjaukset ja investoinnit taseeseen ja milloin hankeosuuksia voidaan ryhtyä maksamaan, kun mahdollinen työaikainen luotollinen limiitti on muutettu lopulliseksi lainaksi. Kun urakka on valmis ja vastaanotettu, niin varmin tapa on että urakoitsija ilmoittaa mikä on perusparannusta, joka voidaan aktivoida ja mahdollisesti rahastoida. Kun urakkasopimusaikataulu on valmis koko urakan summaa ei kannata korkean koron vuoksi nostaa vaan on katsottava maksuaikataulu ja kaikki muut kulut, mitä urakasta syntyy ja näin välttyä turhilta korkokuluilta.

Kirjanpitäjän ja isännöitsijän kannattaa selvittää miten iso korjausurakka aktivoidaan tai kirjataan kuluksi ja miten verottaja hyväksyy rahastoinnin. Rahastointia kannatta selvittää yhdessä tilintarkastajan kanssa tutustumalla verottajan ohjeisiin ja KILA:n ohjeisiin eri tilanteissa. Rahastointi, asuintalovaraus, poistojen käyttö tuloksen tasaamiseksi kannattaa selvittää yhdessä tilintarkastajan kanssa, ettei yhtiölle synny turhaan verotettavaa tuloa. Myös osakkaiden, jotka vuokraavat huoneistoja, on saatava selville rahastointien merkitys omassa verotuksessa.

Tilintarkastajan tehtäviin kuuluu myös urakoitten tarkastaminen

Tilintarkastajan täytyy voida asiakirjoista todeta, että urakkatarjoukset on avattu tilaisuudessa, jossa hallituksen jäsenet ja isännöitsijä ovat samanaikaisesti läsnä. Jos tarjouspyynnössä on ilmoitettu, että tarjous voidaan jättää sähköpostissa, täytyy sen tapahtua siten, että tarjouksen tekijä postittaa sen samanaikaisesti koko hallitukselle ja isännöitsijälle. Avaustilaisuudesta täytyy laatia pöytäkirja, josta voidaan todeta saadut tarjoukset, niiden keskeinen sisältö ja tarjoushinnat sekä hinnoitteluperusteet mahdollisille lisä- ja muutostöille.

Jos urakan kokoluokka tai tarvittava rahoitusratkaisu edellyttää yhtiökokouspäätöstä, on hallituksen laadittava riittävästi yksilöity ja perusteltu ehdotus urakan tilaamiseksi ja rahoituksen ratkaisemiseksi. Jos hallitus esittää, että halvimman tarjouksen tekijää ei valita, on siitä oltava selkeät perusteet. Tilintarkastajalle on esitettävä kaikki tarjoukset, perustelut valinnalle ja selvitys myös rahoituksen mahdollisesta kilpailutuksesta, jos on tarvittu ulkopuolista rahoitusta. Kaikki asiaan liittyvät dokumentit kuuluvat tilintarkastajan tarkastusaineistoon. Samoin työmaakokousten pöytäkirjat kuuluvat tarkastettavaan aineistoon.

Urakoissa ja suurissa hankinnoissa tilintarkastajan asia on valvoa, että hallitus ja isännöitsijä ovat kaikissa vaiheissa toimineet lain ja yhtiön edun mukaisesti. Hallituksen ja isännöitsijän on päätösten kirjaamisessa oltava huolellisia, koska riitatilanteissa se on tärkeää myös päätöksen tekijöiden oman turvallisuuden kannalta.

Kuva: Pexels

Yleistä isoista urakoista - alustava muistilista (ei tyhjentävä)

Kun isot urakat ovat 5 vuoden korjaussuunnittelussa huomioitu ja tehty tarvittava selvitystyö päätettäväksi, on vuorossa valmistelutyöt:

1. Suunnittelijan valinta (kilpailutus ja suunnittelijan taustojen selvittäminen kuten kohdassa 3.)

2. Valvojan valinta, (projektipäällikkö) (ei kytköksiä suunnittelijaan) tarjouspyynnöt.

3. Urakoitsijoiden etsiminen ja taustojen selvittäminen, ei pelkästään suunnittelijan/isännöitsijän/yksittäisen hallituksen jäsenen ehdotukset.

Luottotiedot, tilinpäätöstiedot, referenssit; yritykset, nimet, osoitteet ja puhelinnumerot, sähköposti, onko verot ja eläkemaksut maksettu ym. (ytj.fi, finder.fi, Asiakastieto Oy, Alma Talent Tietopalvelut, Luotettava kumppani: tilaajavastuu.) Finder.fi palveluista näkyy nopeasti, onko urakoitsijalla kykyä toimia tässä urakassa kokonsa puolesta ja onko tulos plussalla vai miinuksella. Vakavaraisuus, maksuvalmiustiedot (luottotiedot, luottoluokitus, yhtiön johdon henkilötiedot ja heidän luottotietonsa).

4. Hallituksen jäsenten, isännöitsijän ja heidän lähipiirinsä sulkeminen pois urakka­ asioista, muut jääviyssyyt (tästä on lomakemalli).

5. Isännöitsijän tekemä selvitys hallitukselle luotettavasta urakoitsijasta. Tämän voi tehdä myös hallitus yhdessä isännöitsijän sekä suunnittelijan kanssa.

6. Urakkatarjouspyyntöjen tekeminen hallituksen päättämille urakoitsijoille.

7. Urakkatarjouspyyntöjen käsittely hallituksessa, avauspöytäkirjan laatiminen ja parhaan urakoitsijan valitseminen.

8. Urakkaneuvottelut eri urakoitsijoitten kanssa.

9. Suunnittelijan laatima selvitys urakoista ja lisätöistä, suunnittelukustannuksista ja valvontapalkkioista.

10. Rahoitustarjousten pyytäminen rahoituslaitoksilta ja niiden lainatarjousten kirjallinen käsittely pöytäkirja merkinnöin, miksi on valittu rahalaitos X.

Tyypillistä on, että rahalaitoksen valinnastakaan ei ole yhteenvetoa rahoittajien tarjouksista, lainasummasta, lainan nostokuluista, koroista ja maksuista, kiinteistöpanttauksista ym. esimerkiksi laina­ aika, rahoittajan ehdot, miten osakkaat voivat maksaa lainaosuuksiaan ja mikä on tämän kustannus osakkaalle.

11. Ylimääräisen/varsinaisen yhtiökokouksen koolle kutsuminen rahoituspäätöksen tekemisestä ja kiinteistön kiinnityksistä. Urakan hyväksyminen hallituksen esityksen ja tekemien selvityksien perusteella.

12. Urakkasopimuksen hyväksyminen: maksupostien määrittely mielellään takapainotteisesti, työaikainen vakuus, urakanjälkeinen vakuus, lisätyökustannukset ym. (tarkka seuranta ylimääräisistä töistä ja hankinnoista, hyväksynnät).

13. Limiittitilin avaaminen ja seuranta: Suositeltavaa on, että isoissa urakoissa limiittitiliä nostetaan vain tarkan kustannusseurannan mukaisesti eli huomioiden urakkasopimuksen urakkapostien maksu, suunnittelijan ja valvojan kustannus esim. kuukausitasolla, isännöitsijätoimiston kulut ym. Kun korkokulut ovat korkeat, on kustannusseuranta tärkeää ja maksuja nostetaan siten, että ei syntyisi ylimääräisiä korkokuluja.

14. Projektiseuranta, työmaakokoukset ja niiden pöytäkirjat, lisätöiden ja hankintojen käsittely hallituksen kokouksissa ja niistä päättäminen.

15. Työmaakokoukset ja niiden liitteet pöytäkirjakäsittely (myös tilintarkastajalle mielellään jo tilikauden aikana).

16. Hallituksen kokousten pöytäkirjat liitteineen myös tilikauden aikana tilintarkastajalle (sähköisessä ohjelmassa onnistuu hyvin ilman lisävaivaa).

17. Jokaisen urakkamaksun ja lisätöiden hyväksyminen: Suunnittelija, valvojan, isännöitsijä, hallituksen jäsen esim. kaksi yhdessä.

18. Urakoitsijan ja suunnittelijan työn laadun valvonta ja samalla heidän luottotietojen seuranta.

19. Taloudenhoitoon liittyvät tapahtumat:

Tilinpäätöksen hankelaskelma ja vastikerahoituslaskelma. Jos hanke käsittää useamman vuoden, on hankelaskelma hyvä tehdä vuositasolla rinnakkain, jolloin osakkaat näkevät miten kokonaisvaltaisesti rahoitus ja kustannukset investoinnista ovat toteutuneet. Rahoituslaskelmassa suosittelen pitämään hankkeen omana ryhmänään: hankekulut, rahoituskulut (limiittitili), ei hoitomenoihin sisällytettynä.

20. Toimintakertomukseen selvityksen kaikista hankkeen ylityksistä ym. myös muista hoitokuluista.

Osmo Kalmari, HT-tilintarkastaja, LJK, LKV, Kalmariunion Oy sekä Tilintarkastusyhteisö Elinkaari.
KUVA: KALMARIUNION OY

Suunnittelijan valinta

Suunnittelijan valinnan kilpailuttaminen sekä tarjousten käsittely suljetuin kirjekuorin. Myös tarjousten saanti sähköpostitse samanaikaisesti kaikille hallituksen jäsenille ja isännöitsijälle on mahdollista (yhteinen samanaikainen sähköposti tai muu sähköinen tapa esim. sähköinen lähetyspäivä ja kuittaus).

Urakkatarjoukset

Urakkatarjouksia ei koskaan saa antaa yksinään suunnittelijan tai isännöitsijän tai puheenjohtajan tai hallituksen jäsenen avattavaksi. Urakkatarjoukset tuodaan hallituksen kokoukseen avaamattomina ja avaustilaisuudessa laaditaan avauspöytäkirja ja tämän jälkeen suunnittelijalle annetaan lisätehtävät parhaan ja edullisemman urakoitsijan valitsemiseksi. Jos halvinta ei valita, täytyy pöytäkirjoista löytyä selvät perusteet kalliimman valinnalle.

Vaikka sähköpostitse tarjouksen voi antaa samanaikaisesti ei tämä kuulosta ainakaan luotettavalta menettelyltä, koska sen sisällön vastaanottoaikoja voidaan muuttaa. Siksi isojen urakoitten avaukset tehdään vasta hallituksen kokouksessa. Yksi tapa olisi tehdä niin, että hallituksen jäsenillä ja isännöitsijällä on yhteinen sähköpostiosoite tai muu sähköinen järjestelmä luotettavuuden varmistamiseksi.

Valvojan valinta

Tiedämme, että hyvistä valvojista on pulaa, mutta pahin virhe on se, että valvoja on valittu samasta yrityksestä kuin suunnittelija. Vaarana on, että suunnittelijan virheitä peitellään ja taloyhtiölle muodostuu aiheettomia lisäkuluja esim. lisätöiden muodossa.

Pankin valinta

Kun etsitte isoille urakoille rahoitusta, on näiden rahoituksen kilpailuttaminen ja tarjousten käsittely tärkeää, kuten urakoissa. Muistettava on selvittää osakkaiden maksamat lisäkulut, jos osakkaat maksavat lainaosuuksiaan pois tai muut yhtiölle aiheutuneet lisäkulut ylimääräisistä lyhennyksistä. Kaikki rahoittajat eivät vaadi pankin vaihtoa esimerkiksi Hypo.

Avustukset

Vuonna 2025 emme tiedä mitä tarkalleen on päätetty ARA:n ja Valtiokonttorin päätöksissä erilaisista avustuksista energiansäästöihin LVIS-urakoissa, julkisivu­urakoissa, hissiurakoissa, autopaikkojen sähköistämisestä sähköautoille, hissien rakentamisesta esim. liikuntaesteisille, mutta Valtioneuvosten päätösten seuranta kuuluu hyvään isännöintitapaan ja siitä informoiminen taloyhtiöille. Myös tilintarkastajien pitää olla tietoisia näistä avustusmahdollisuuksista.

Avustusten kirjaamisessa tilinpäätöksessä on saatavissa ohjeita sekä myös tilintarkastajien ohjeita niiden vähentämiseksi investoinneista tai muissa tuloissa.

Teksti:
Osmo Kalmari
Kalmariunion Oy
Tilintarkastusyhteisö Elinkaari

Julkaistu: 04/2025

Seuraa KITA - kiinteistö & talotekniikka

KITA - kiinteistö & talotekniikka - uutiskirje