Varautumalla talveen hyvissä ajoin, asunto-osakeyhtiössä voidaan odotella rauhallisin mielin ensimmäisiä pakkasia ja lumisateita. Valmistautumisella varmistetaan, että taloyhtiön ympäristö pysyy viihtyisänä ja turvallisena.
Talvikauden alkuvalmisteluina taloyhtiön hallituksen
ja isännöitsijän olisi hyvä tarkistaa mitä huoltoyhtiön
kanssa tehty huoltosopimus sisältää, sekä pohtia tarvitseeko
sopimusta päivittää tai tarkentaa.
Huoltosopimukseen tulisi kirjata täsmällisesti tehtävät huoltotoimenpiteet,
kuten lumen auraus ja hiekoittaminen, sekä
kattolumien tarkkailu ja pudottaminen. Tarvittaessa huoltosopimuksen
kilpailuttaminen kannattaa tehdä hyvissä ajoin.
Pihatyöt valmistelevat talveen
Syksyiset pihatyöt ovat ensimmäinen askel talveen valmistautumisessa.
Perinteiset pihatalkoot ovat yhteisöllisyyttä luova ja
ylläpitävä perinne. Pihatöitä tehdessä osakkaat ja asukkaat
voivat keskustella vapaamuotoisesti ulkoalueiden kunnossapitoon
liittyvistä asioista. Myös huoltoyhtiö voi huolehtia talvikauteen
valmistautumisesta.
Lehdet poistetaan pihalta ennen lumentuloa, nurmikko leikataan
ja pihapiirissä olevat puut ja pensaat siistitään. Puiden
oksia voi tarvittaessa leikata ja karsia siten, että oksat eivät
häiritse auraus- ja hiekoituskaluston liikkumista pihalla.
Lehdet ja roskat poistetaan ränneistä ja sadevesikouruista,
ja katon kunto tarkastetaan silmämääräisesti. Ammattilaisen
tekemää katon kuntotarkastusta suositellaan teetettäväksi muutaman
vuoden välein. Sadevesikaivojen toimivuus varmistetaan,
jotta kaivot vetävät syyssateet ja keväiset sulamisvedet.
Kesäkauden pihakalusteet ja muut varusteet, kuten polkupyörät,
siirretään talvisäilytykseen tai pyörävarastoon.
Samalla talvikauden työvälineet, kuten lapiot ja lumikolat, otetaan
esille ja hankitaan tarvittaessa uusia.
Valaistus ja lämmitys kuntoon
Toimivan ja riittävän valaistuksen merkitys ulko- ja sisätiloissa
korostuu loppusyksyn ja talven pimeydessä. Palaneet lamput
porraskäytävissä ja ulkoalueilla vaihdetaan viipymättä, ja
varalamppuja kannattaa hankkia valmiiksi.
Piha-alueiden ja pysäköintipaikkojen kunto tarkastetaan,
ja laitetaan aurausviitat paikoilleen. Kulkuväylille tai pysäköintipaikoille
mahdollisesti syntyneet kuopat täytetään liukastumisja
kompastumisvaaran minimoimiseksi. Lisäksi huolehditaan,
että lumen läjityspaikkoja on varattu riittävästi.
Luiskien ja sadevesikourujen saattolämmityksen toimivuus
tarkastetaan. Myös asuntojen lämmitysjärjestelmän ja termostaattien
kunto ja säädöt olisi hyvä käydä läpi. Lisäksi ilmanvaihtoventtiilit
tulisi puhdistaa.
Kiinteistöhuollon toiminta tehokkaaksi
Kiinteistönhuollon sähköiset toiminnanohjausjärjestelmät
auttavat optimoimaan työajan kohdentamista ja kaluston
käyttöä sekä parantavat huollon läpinäkyvyyttä huoltoyhtiön
ja kiinteistönomistajan välillä.
Esimerkiksi Kiho Oy:n tarjoaman palvelun osa-alueista
huoltoyhtiö voi koostaa tarpeitaan vastaavan kokonaisuuden.
Kiho on kasvava ja kansainvälistyvä suomalainen yritys, jonka
tavoitteena on kehittää paras mahdollinen järjestelmä kaluston
ja kenttätyön hallintaan.
”Kiho on laaja palvelukokonaisuus, josta kukin yritys voi
ottaa käyttöönsä omiin tarpeisiinsa sopivat osiot. Palvelun
avulla työtehtävien optimointi helpottuu, tiedonkulku paranee
ja esimerkiksi ajoreitit voidaan suunnitella mahdollisimman
tehokkaasti, mikä säästää ympäristöä ja alentaa kustannuksia”,
kertoo asiantuntija Johanna Kraft Kiho Oy:stä.
Kiinteistöhuollon työntekijät voivat käyttää Kihoa mobiilisovelluksen
avulla. Järjestelmään voi luoda erilaisia käyttäjätasoja
eri käyttöoikeuksilla ja antaa jokaiselle käyttäjälle juuri
hänen tarvitsemansa käyttöoikeudet.
”Palvelun avulla ajoreitit voidaan suunnitella mahdollisimman tehokkaasti, mikä säästää ympäristöä ja alentaa kustannuksia.
”Työtehtävät voidaan tuoda Kihoon myös ulkoisesta
palvelusta, kuten esimerkiksi Tampuurista tai Granlund
Managerista.
Kaikki tieto kulkee Kihon palvelussa reaaliaikaisesti,
joten huoltoyhtiö ja kiinteistönomistaja voivat helposti
seurata tehtyjä huoltotoimenpiteitä”, Kraft sanoo.
”Kiho on laaja palvelukokonaisuus, josta kukin yritys voi ottaa käyttöönsä omiin tarpeisiinsa sopivat osiot”, kertoo Kiho Oy:n asiantuntija Johanna Kraft.
Kalusto hallintaan
Ajoneuvoihin asennettavien paikannuslaitteiden avulla kaluston
sijainti ja liikkuminen nähdään reaaliajassa kartalla. Kiireellisten
työtehtävien hoito helpottuu, kun kohdetta lähinnä
oleva kiinteistönhoitaja ja tarvittava kalusto löytyvät yhdellä
vilkaisulla.
Paikantimet tuottavat automaattisesti ajopäiväkirjan ajoneuvojen
liikkumisesta, ajokilometreistä, siirtymiin ja työtehtäviin
kuluneesta ajasta sekä joutokäynnistä. Raportteihin pohjautuvan
optimoinnin avulla hukka-ajoja voidaan vähentää ja
tarvittaessa opastaa työntekijöitä välttämään joutokäyntiä.
”Esimerkiksi talvihoidossa aurausreitit voidaan optimoida
siten, että siirtymät ovat mahdollisimman lyhyitä. Näin kalustoa
käytetään tehokkaasti ja ekologisesti. Toimistolla nähdään
aurausten eteneminen kartalla reaaliajassa, ja mikäli aurauslenkkiä
muutetaan kesken työpäivää, työntekijä näkee järjestelmästä
helposti missä työpanosta ja kalustoa tarvitaan”,
Kraft kertoo.
Dokumentointi helpottuu
Kihon sähköiset lomakkeet mahdollistavat esimerkiksi huoltokalenteritehtävien
helpon dokumentoinnin. Mobiilisovelluksella
täytettävät lomakkeet automatisoivat tiedon siirtymisen kentältä
toimistoväen käytettäväksi, mikä säästää sekä luontoa
että työaikaa.
Mobiilisovelluksella voi kirjata kohteesta havaintoja ja
ottaa valokuvia sekä liittää ne osaksi huoltotehtävää, jolloin
huollon läpinäkyvyys ja yksitulkintaisuus paranee.
”Hiekoitushiekan menekin seuranta on hyvä esimerkki
Kihon hyödyistä. Kiinteistönomistajalle voidaan dokumentoida
hiekan tosiasiallinen menekki ja laskuttaa hiekka todelliseen
kulutukseen perustuen”, sanoo Kraft.
Kihon laskutustoiminnon avulla huoltotehtävistä voi muodostaa
laskutettavia suoritteita. Myyntilaskut voidaan lähettää
rajapinnan kautta yleisimpiin taloushallinnon järjestelmiin.
Teksti: Merja Maukonen
Lähteet: Isännöintiliitto
