Taloyhtiön toiminta perustuu paljolti erilaisten ideoiden, ehdotusten ja papereiden läpikäynnille. On erilaisia sopimuksia ja pöytäkirjoja, jotka pitää allekirjoituttaa usein useammallakin taloyhtiön osakkaalla – joissain tapauksessa jopa toisessa kaupungissa tai maassa asuvilla henkilöillä. Oman haasteensa tuovat yhtiökokoukset, joihin kaikki osakkaat eivät voi välttämättä osallistua tulemalla paikan päälle. Sähköisen allekirjoituksen, äänestyksen ja arkistoinnin mahdollistava palvelu helpottaa taloyhtiöiden toimintaa ja auttaa viemään kokoukset kahviloista ja kerrostalojen kerhotiloista verkkoon.
Sähköinen allekirjoitus tehostaa taloyhtiön toimintaa
Taloyhtiöissä kannattaa heittää hyvästit fyysisille papereille ja mustekynällä kirjoitetuille allekirjoituksille. Sähköisen allekirjoituspalvelun avulla taloyhtiön osakkaat pystyvät allekirjoittamaan erilaisia dokumentteja nopeasti ajasta ja paikasta riippumatta, vaikka kesämökin laiturilta tai laskettelurinteestä käsin.
SignSpace-palvelussa sähköisen allekirjoituksen tekemiseen tarvitaan vain toimiva internetyhteys, pääsy sähköpostin pariin sekä esimerkiksi oman pankin verkkopankkiaplikaatio, jolla allekirjoituksen voi varmistaa näppärästi – näin allekirjoituksen vastaanottaja tietää, että allekirjoitus on varmasti sinun tekemäsi. Edullisen sähköisen allekirjoittamisen lisäksi palvelu mahdollistaa turvallisen viestinnän, tehtävien hallinnan, sopimusten katselmoinnin ja jakamisen, asiakirjojen ja keskustelujen arkistoinnin sekä äänestysmahdollisuuden.
Etä-äänestys apuna yhtiökokouksissa
Erilaiset äänestykset ovat taloyhtiökokousten arkea. Kokouksissa äänestetäänkin mitä moninaisimmista asioista – taloyhtiön laajakaistasta tai uuden hallituksen jäsenistä. Äänestyksen voi äkkiseltään ajatella vaativan supersalaisia post-it-lappuja tai ylös nostettuja käsiä, mutta SignSpace-palvelun äänestysominaisuuden avulla äänestäminen onnistuu helposti myös verkossa ja etänä.
Äänestysominaisuutta käytettäessä luodaan äänestyspyyntöjä, joilla käyttäjiä pyydetään äänestämään tietystä asiasta etänä tai paikan päällä yhtiökokouksessa. Äänestys voi tarpeen mukaan olla joko avoin tai suljettu. Äänestyksien järjestämiseen tarvitaan vain SignSpace-lisenssi ja hieman istumalihaksia.
Tehokkuus ja ajansäästö. Allekirjoitusprosessi nopeutuu, kun sen sähköistää. Allekirjoitettava asiakirja on vastaanottajan tarkasteltavissa välittömästi ja palautettavissa ilman turhia viiveitä. Sähköisen allekirjoituksen voi tehdä missä ja milloin tahansa.
Parempi tietoturva. Sähköinen allekirjoitus on paperista allekirjoitusta turvallisempi ja luotettavampi sekä juridisesti yhtä pätevä. Palveluun tallennettu tieto pysyy Euroopan talousalueella ISO27001-sertifioidulla palvelimella.
Näppärä sopimusarkisto. Kaikki sopimukset ja niihin liittyvät keskustelut tallentuvat käytettävään järjestelmään, etkä tarvitse erillistä sopimusarkistoa ulkoisessa järjestelmässä.
Järjestä äänestykset sähköisesti. Hoida taloyhtiön äänestykset sähköisesti, helposti ja nopeasti. Annetut äänet allekirjoitetaan sähköisesti käyttämällä kevyttä tunnistautumista.
Ympäristö kiittää. Sähköinen allekirjoitus on helppouden lisäksi ympäristöystävällistä, sillä se vähentää ympäristön kuormitusta, kun paperisia asiakirjoja ei tarvitse kuljettaa paikasta toiseen.
Lisätietoja: www.signspace.com
