Puutteellinen viestintä on taloyhtiöiden suurimpia ongelmia. Tehtyjen selvitysten perusteella taloyhtiöiden osakkaat ja asukkaat toivovat kiinteistöihinsä entistä parempaa viestintää.
Asukkaiden onkin tiedettävä, mitä yhtiössä on meneillään.
TALOYHTIÖISSÄ TARVITAAN ymmärrettävää, kattavaa ja
oikea-aikaista viestintää.
Varsinkin korjaushankkeiden aikana viestinnän merkitys
korostuu. Asukkailla tulisi olla hyvissä ajoin tietoa siitä, milloin
ja millaista häiriötä remonteista aiheutuu.
Tietoa tarvitaan toki myös muun muassa yhtiökokouksista
sekä erilaisista muutoksista taloyhtiössä tai sen käytännöissä.
Viestinnän kannalta erityisen haasteellisia ovat vakavat ongelmatilanteet
– kuten laajat vesivahingot, tulipalot tai kiinteistön
muut rakenteelliset vauriot – joissa edellytetään nopeaa ja
päättäväistä kriisiviestintää.
Viestintäkanavien on syytä olla sekä sähköisiä että perinteisiä.
Sähköisiä kanavia ovat esimerkiksi sähköposti, kotisivut
ja sosiaalinen media, mutta edelleen toimivia ja hyviä viestintäfoorumeita
ovat myös vaikkapa ilmoitustaulu ja paperiset tiedotteet.
Selkeyttä vastuunjakoihin
Muutamia vuosia sitten Isännöintiliitto ja Kiinteistöliitto julkaisivat
yhteistyössä oikeusministeriön kanssa suosituksia ja toimenpideohjeita
taloyhtiöille asukasviestinnän toimivuuden
parantamiseksi.
Ohjeiden mukaan on keskeistä, että isännöinnin ja hallituksen
viestintävastuut ovat selkeät. Silloin isännöitsijä ja hallitus
eivät vahingossa tee päällekkäistä tiedottamista.
Viestinnän tarpeista eri taloyhtiöissä voidaan keskustella
esimerkiksi yhtiökokouksessa. Viestinnän on oltava suunnitelmallista,
mutta taloyhtiö voi hoitaa sen joko itse tai ostamalla
viestintäpalvelut vaikkapa isännöitsijältä.
Kun taloyhtiön hallitus on valittu, hallitus ja isännöitsijä
sopivat toiminnan pelisäännöistä ja viestintäkäytännöistä.
”Tilikauden aikana
kiinteistössä
tarvitaan monenlaista
viestintää.
Perustiedot jakeluun
Tilikauden aikana kiinteistössä tarvitaan monenlaista viestintää.
Taloyhtiössä tapahtuu paljon asioita, jotka vaikuttavat
asukkaiden niin asumisviihtyisyyteen, asumisturvallisuuteen
kuin osakkeiden arvoonkin. Näistä asioista on viestittävä
osakkaille ja asukkaille.
Hallituksen on hyvä käydä osakkaiden kanssa keskustelua
yhteisistä tavoitteista. Näin saadaan selville osakkaiden
näkemys siitä, mihin suuntaan taloyhtiön halutaan kehittyvän
jatkossa.
Suunnitelmallinen viestintä helpottaa hallituksen ja isännöinnin
käytännön työtä taloyhtiön tavoitteiden toteuttamisessa.
Osakkaille tulee kertoa muun muassa taloyhtiön
rakennusten kunnosta, kuntoarvioiden ja -tutkimusten tuloksista
sekä tehdyistä ja tulevista korjauksista, samoin kuin
vaikkapa järjestyssäännöistä, pelastussuunnitelmasta ja
muista turvallisuusohjeista
sekä yhteistilojen käyttöohjeista.
Osakkaille pitää myös jakaa tietoa taloyhtiön taloustilanteesta,
varsinkin siltä osin kuin se olennaisesti vaikuttaa osakkailta
perittävän vastikkeen määrään.
Hallitus ja isännöitsijä tiedottavat osakkaille ja asukkaille
asumiseen ja huoneistojen käyttöön vaikuttavista palvelusopimuksista.
Asukkaiden on hyvä esimerkiksi tietää, miten taloyhtiössä
hoidetaan talvikunnossapitoa ja miten porrashuoneet
siivotaan.
Osakkaan on ilmoitettava kunnossapito- ja muutostöistään
etukäteen kirjallisesti hallitukselle tai isännöitsijälle. Suureen
osaan merkittävistä osakkaan remonteista vaaditaan
lain mukaan ilmoitus taloyhtiölle. Myös kiinteistössä havaituista
vaurioista ja muista ongelmakohdista on syytä ilmoittaa
taloyhtiölle mahdollisimman pian.
Lain mukaan osakkaalla on oikeus saada häntä koskevista
asioista hallituksen pöytäkirjan ote tai muu kirjallinen
selvitys.
Yhtiökokoukset ymmärrettäviksi
Taloyhtiön yhtiökokouksessa osakkaat tekevät päätökset taloyhtiön
tärkeimmistä asioista. Lain mukaan kirjallinen kutsu yhtiökokoukseen on lähetettävä osakkaille viimeistään kahta
viikkoa ennen yhtiökokousta.
Yhtiökokouskutsun ja sen mukana toimitettujen liitteiden
avulla osakkaat tietävät, mitä asioita kokouksessa tullaan
käsittelemään. Tehdyistä päätöksistä tiedotetaan yhtiökokouksen
jälkeen osakkaille ja asukkaille.
Nämä yhtiökokousten viestintäjutut ovat useimmissa taloyhtiöissä
sinänsä ihan peruskamaa, mutta tiedotuksen on
ennen kaikkea oltava selkeää ja oikein ajoitettua. Hyvä viestintä
tarkoittaa päätösten avaamista osakkaille ja asukkaille
ymmärrettävässä muodossa ja siten, että näillä on riittävästi
aikaa toimia päätöksen mukaisten mahdollisuuksien käyttämiseksi
tai haittojen minimoimiseksi. Myös kokousten välillä tehdyistä
hallituksen oleellisista päätöksistä on tiedotettava asukkaille,
mielellään mahdollisimman kattavasti.
”Erilaisiin
poikkeustilanteisiin
ja niistä viestimiseen on
hyvä varautua etukäteen.
Tarkkaa dataa remonttihankkeista
Huoneiston käyttöön vaikuttavista korjaushankkeista pitää
ilmoittaa asukkaille ja osakkaille riittävän ajoissa, vaikkapa
heti sen jälkeen, kun hallitus on päättänyt esittää yhtiökokoukselle
hankkeen suunnittelun aloittamisesta.
Jo hyvissä ajoin on kerrottava korjaushankkeen syyt, eri
vaiheet, aikataulut, kustannukset ja vaihtoehdot sekä valitut
asiantuntijat, samoin kuin hankkeen rahoitusmalli ja tekniset
ratkaisut. Samalla voidaan käydä läpi taloyhtiön yhteistilojen
korjaukset ja mahdolliset huoneiston remontteja koskevat valintamahdollisuudet.
Esimerkiksi suuritöisestä linjasaneerauksesta
on usein perusteltua keskustella jo vuosia ennen hankkeen varsinaista
toteutusta.
Korjaushankkeeseen liittyvä viestintä suunnitellaan erikseen,
mukaan luettuina huoneistoissa käynnit sekä käyttökatkot
taloyhtiön peruspalveluissa. Vaativimmille korjaushankkeille
tarvitaan viestintävastaava, jonka tehtäviin kuuluu viestinnän
organisoiminen ja suunnitteleminen.
Remontin aikana viestitään hankkeen etenemisestä ja aikataulumuutoksista
sekä mahdollisista vaikutuksista asukkaan
arkeen. Tiedotusväyliä on oltava riittävästi, jotta tieto saavuttaa
kaikki asianosaiset. Remontin valmistuttuakin on hyvä jatkaa
remonttiviestintää ja muun muassa käydä läpi asukaspalautetta.
Eri asiantuntijoille on hyvä nimetä sijaiset jo korjaushankkeen
alussa. Tällöin viestintäkin sujuu ilman katkoja.
Yllättäviä poikkeustilanteita
Onnettomuuksista tai vastaavista poikkeuksellisista ja äkillisistä
vaaratilanteista viestiminen on kriisiviestintää.
Asukkaiden on saatava nopeasti tietää, millä tavoin poikkeustilanne
vaikuttaa taloyhtiöön ja sen rakennusten tai
alueiden
käyttöön. Ripeä viestintä poikkeustilanteissa vähentää
huhuja ja vääriä tilannearvioita.
Erilaisiin poikkeustilanteisiin ja niistä viestimiseen on hyvä
varautua etukäteen. Taloyhtiössä kriisien tunnistamisesta ja
kriisiviestinnän käynnistämisestä vastaavat hallitus ja isännöitsijä.
Hyvän viestinnän avulla talossa osataan toimia oikein
onnettomuus- ja vaaratilanteissa. Tämä helpottaa myös jälkivahinkojen
torjuntaa sekä esimerkiksi tulipalojen syttymissyyn
tutkintaa.
Kirjallisuutta:
Isännöintiliitto–Kiinteistöliitto–Oikeusministeriö:
Viestintäsuositus taloyhtiöille. Helsinki 2016.
Raksystems:
Näin onnistut taloyhtiön korjaushankkeen
viestinnässä. Helsinki 2022.
Retta Group:
Taloyhtiön viestintä on tärkeä osa
korjaushanketta. Helsinki 2018.
Teksti: Ari Mononen
