Hallitustyö on helpompaa, kun keskeiset kokoustekniset asiat ovat hallussa. Kenellä on oikeus osallistua kokouksiin ja miten pöytäkirja laaditaan?
YLEENSÄ HALLITUKSEN järjestäytymiskokous pidetään heti
yhtiökokouksen jälkeen. Tyypillisesti tilaisuudessa valitaan hallituksen
puheenjohtaja ja lyödään lukkoon seuraava tapaaminen.
Hallituskauden alussa on tärkeää sopia yhteisistä toimintatavoista,
jotta työ sujuu jatkossakin hyvässä hengessä.
Kuka voi osallistua kokouksiin ja maksetaanko
varajäsenille palkkio?
Hallituksen jäsenen läsnäolo-oikeus on henkilökohtainen eli
hän ei voi valtuuttaa asiamiestä osallistumaan tilaisuuteen
puolestaan. Hallituksen jäsenellä ei myöskään ole oikeutta
käyttää avustajaa, ellei sitä poikkeuksellisesti sallita.
Hallituksen varajäsen voi osallistua kokoukseen toimiessaan
varsinaisen jäsenen tilalla. Varajäsenille voidaan myöntää
kokouksissa puheoikeus, mutta heillä ei ole äänioikeutta.
Varajäsenille ei myöskään makseta kokouspalkkiota silloin,
kun heillä ei ole juridista mahdollisuutta osallistua päätöksentekoon.
Yhtiökokous voi toisaalta päättää, että varajäsenetkin
ovat oikeutettuja palkkioon.
Isännöitsijällä on oikeus olla läsnä hallituksen kokouksessa
ja käyttää tilaisuudessa puhevaltaa, ellei toisin päätetä. Isännöitsijä
voi olla myös hallituksen jäsen.
Miten kokouksen pöytäkirja laaditaan?
Hallituksen kokouksesta laaditaan pöytäkirja, jonka allekirjoittavat
kokouksen puheenjohtaja ja isännöitsijä tai vähintään
yksi hallituksen valitsema jäsen – ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä
asiasta toisin. Yleensä riittää, että pöytäkirja laaditaan
lyhyen päätöspöytäkirjan muodossa.
Joskus pöytäkirjassa kannattaa avata tarkemmin päätösten
taustoja ja perusteluita. Dokumentoinnilla saattaa myöhemmin
olla merkitystä esimerkiksi vahingonkorvausoikeudenkäynnissä.
Hallituksen jäsenellä ja isännöitsijällä on oikeus merkitä
eriävä mielipide pöytäkirjaan.
Onko pöytäkirja julkinen?
Asunto-osakeyhtiölaissa ei ole määrätty hallituksen kokouksen
pöytäkirjan julkisuudesta eli hallitus voi itse päättää asiasta.
Koska kokouksissa kuitenkin toisinaan käsitellään arkaluonteisia
asioita, pöytäkirjojen jakamisen sijaan on usein viisaampaa
laatia päätöksistä tiedote.
Tilintarkastajilla ja toiminnantarkastajilla on oikeus saada
hallituksen kokouspöytäkirjat nähtäväkseen. Lisäksi hallituksen
vaihtuessa pöytäkirjat on luovutettava uudelle hallitukselle.
Osakkeenomistajalla on oikeus saada tieto sellaisesta hallituksen
päätöksestä, joka koskee esimerkiksi hänen hallitsemaansa
osakehuoneistoa. Osakkeenomistajan pyynnöstä tieto
on annettava kirjallisesti.
Lisätietoja: www.kak-laki.fi
TEKSTI: ASIANAJAJA MARINA FURUHJELM
ASIANAJOTOIMISTO KUHANEN, ASIKAINEN & KANERVA OY
